v

Levý sloupek - navigace

Správná organizace času je trivialita, kterou dělá málokdo

Sestavení plánu je triviální. Mnoho lidí to však nedělá nebo to dělá povrchně. Podíváme se proto, jak nejlépe řídit čas plánováním závazků v agendě nebo kalendáři.

Rozdělte si činnosti

Plánování spočívá v rozdělení činností v čase. Jinými slovy, vyznačte si do diáře, co a v kolik hodin máte dělat. Při plánování proto musíte odhadnout čas potřebný na danou činnost. Obvykle se radí, abyste si na každou činnost naplánovali o 10-20 % více času. Tím se vyhnete problémům. Zůstává vám také rezerva pro případ nepředvídaných událostí nebo přestávek.

Začněte nejdůležitějšími činnostmi. Do zbývajících časových intervalů pak naplánujte méně důležité, ale naléhavé úkoly. Naléhavé úkoly jsou ty, které mají blízký termín splnění. Pokud si máte vybrat, které z důležitých činností dát přednost, začněte tou nejnaléhavější.

Při sestavování rozvrhu berte v úvahu denní dobu. Mnoho lidí má po obědě málo energie. To se pak stává velmi nevhodnou dobou pro důležité nebo tvůrčí činnosti, ale velmi vhodnou dobou pro naléhavé a nedůležité úkoly, jako je kontrola e-mailu. Naopak časné ráno je pro mnoho lidí nejvhodnější dobou pro složitější nebo kreativní úkoly.

Jste produktivnější ráno nebo večer?

Často se mluví o sovách a skřivanech. Sovami rozumíme lidi, kteří jsou ráno ospalí a neproduktivní, zatímco večer jsou plní energie, zatímco u skřivanů je tomu naopak. Klasickou chybou je plánování každé hodiny dne. Pokud si naplánujete osm hodin práce podle osmihodinového rozvrhu, pokaždé, když si uděláte přestávku, dáte si kávu nebo řešíte nepředvídanou událost, musíte automaticky něco odložit. Dobrým zvykem je ponechat si určitý vyhrazený prostor pro problémy a nepředvídané události nebo pro dokončení nějakého úkolu, který trval déle, než se očekávalo.

Je pravda, že nepředvídané události z definice nelze předvídat. V určitých mezích je však předvídatelné, že se vyskytnou nenadálé události, a pokud znáte svou rutinu, víte, kolik času jim věnovat. Plánování také znamená být si toho vědom. Není reálné očekávat, že vaše pracovní dny poběží jako švýcarské hodinky. Zkuste to vzít v úvahu.

Používejte diář

Pořiďte si nový diář 2023, který Vám umožní zlepšit Vaši schopnost organizovat si dny. Je to nástroj, díky kterému si lépe uvědomíte, kdy a jak neplníte své vlastní plány, které máte v diáři zapsané. Kalendář nebo diář a poznámkový blok, by měl být po ruce na viditelném místě. Měli byste si zapisovat všechno, od schůzek až po věci, které musíte udělat, a pokud chcete, tak i čas, který jim věnujete, pomůže vám to pochopit, kde ztrácíte nejvíce času. Na trhu je mnoho různých plánovačů diářů a rozvrhů, ale pokud chcete zůstat organizovaní a produktivní, mějte vše v jednom plánovači. Nejrychlejší způsob, jak se stát neorganizovaným, je začít si věci označovat na více místech. Pokud máte více plánovačů, zvažte, proč se tak děje. Plánovač, kterého jste si vybrali, pro vás nemusí být vhodný? Je možné, že jste si vybrali diář, který není nejvhodnější pro Vaše potřeby, nebo jste si ho dostatečně nepřizpůsobili, aby byl funkční a příjemný na používání.

Eliminujte rozptylování

Během plnění úkolu, stejně jako na schůzce, eliminujte všechny druhy rozptýlení, abyste neztratili pozornost. Deaktivujte oznámení z mobilního telefonu nebo je jen ztlumte, oznámení na počítači, zavřete sociální sítě, v případě potřeby vypněte domácí interkom atd. Zaznamenávejte si do diáře nebo kalendáře své nejdůležitější činnosti a také práci, kterou jste vykonali, abyste viděli, kolik jste toho za den udělali.

Uvidíte, že správný postup plánování a zapisování Vám přinese požadované ovoce, a vy budete konečně plnit úkoly v klidu a na čas.

Pravý sloupek

roboti